Všetko o elektronickom hlasovaní podľa aktuálnej slovenskej legislatívy

Aké sú zákonné požiadavky na elektronické hlasovanie? Ako ho správne realizovať? Ako zabezpečiť právne platnú dohodu s vlastníkom o elektronickej komunikácii? Ako postupovať ak vlastník požiada o elektronické hlasovanie? Ako na riešenie chýb pri elektronickom hlasovaní, a na ktoré právne aspekty digitálnej komunikácie by ste nemali zabudnúť?

Tento blog vznikol prepisom a úpravou webináru spoločnosti resitech, v ktorom diskutoval Ing. Tomáš Paciga, konateľ spoločnosti resitech s JUDr. Marekom Valachovičom, PhD., špecialistom na oblasť práva nehnuteľností a správy bytových domov. Blog sa venuje aktuálnej legislatíve týkajúcej sa elektronického hlasovania v bytových domoch a povinnostiam správcu, ktoré z nej vyplývajú. Obsahuje právny výklad doktora Valachoviča a technologický pohľad Tomáša Pacigu, aplikovaný priamo do platformy resitech.

Aké miesto má elektronická komunikácia v slovenskej legislatíve?

Aj keď žijeme v digitálnej dobe už od konca 90. rokov, digitalizácia sa v bytovom zákone prejavovala len minimálne. Slovenské zákony dlho spomínali digitalizáciu len v dvoch bodoch: povinnosť správcu zverejňovať dokumenty na webovom sídle a právo spracovávať určité osobné údaje vlastníkov, vrátane e-mailových adries. To bolo však z pohľadu digitalizácie žalostne málo.

Zmena prichádza s novelou zákona, ktorá vstúpi do platnosti 1. januára 2025. 

Táto novela zavádza digitalizáciu do praxe vlastníkov, správcov a osôb spravujúcich bytové aj nebytové priestory. Jej základom je zákon prijatý v roku 2021, ktorý pôvodne vychádzal z tzv. lex korona (zákon č. 67/2020 Z.z.), opatrenia zavedeného počas pandémie. Toto dočasné opatrenie, pôvodne platné len do ukončenia pandémie (30. septembra 2023), bolo vládou predĺžené do 31. decembra 2024.

Dňa 30. októbra 2024 schválila Národná rada SR novelu zákona č. 182/1993 Z.z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, ktorá od 1. januára 2025 umožňuje vlastníkom uplatniť svoje hlasovacie právo aj prostredníctvom elektronického hlasovania. Tento krok má potenciál zásadne zjednodušiť procesy a priniesť moderné riešenia do každodenného fungovania správcov bytových domov.

Ako zabezpečiť právne platnú dohodu s vlastníkom o elektronickej komunikácii?

Čo sa týka formy súhlasu s elektronickou komunikáciou, aktuálna legislatíva explicitne neuvádza presné požiadavky. Teda sú dve základné možnosti, ako správca môže tento súhlas získať:

• Klauzula v zmluve o výkone správy.
  Súhlas môže byť zakotvený priamo v zmluve o výkone správy, kde sa správcovia a vlastníci dohodnú, že komunikácia (oznámenia, ročné vyúčtovania) bude prebiehať elektronicky. 
• Dohoda alebo vyhlásenie vlastníka.
  Alternatívou je samostatná dohoda alebo vyhlásenie vlastníka, ktoré môžu byť podpísané vlastníkom bez nutnosti notárskeho overenia.

Ako zabezpečiť dôkaz o pravosti súhlasu?

Zákon nevyžaduje notárske overenie podpisu na vyhlásení o elektronickej komunikácii, keďže nejde o samotnú zmluvu o výkone správy. Ak by však došlo k sporu, správca by mal zabezpečiť dôkaz pravosti podpisu – napríklad prítomnosťou svedka (zamestnanca, zástupcu vlastníkov), ktorý môže potvrdiť, že podpis skutočne patrí danému vlastníkovi.

Je možné využiť hromadné podpisovanie?

Áno. Pokiaľ by správca túto zodpovednosť zveril zástupcom vlastníkov – čo je inštitút priamo uznaný zákonom na účely komunikácie medzi správcom a všetkými vlastníkmi – bolo by to vhodné riešenie. Zástupcovia by však mali správcovi odovzdať čestné vyhlásenie potvrdzujúce, že v konkrétnom čase zabezpečili podpisy vlastníkov. Toto vyhlásenie by slúžilo ako dôkaz v prípade spochybnenia pravosti podpisu alebo jeho dodatočnej potreby v súdnom konaní.

Digitalizovať by ste nemali sami.

Z praxe vieme, že v prípade získavania e-mailových kontaktov vlastníkov ide komunikačno/motivačný problém. Resitech správcov krok po kroku sprevádza a pomáha na ceste digitalizácie komunikácie s vlastníkmi. Sme účastní stretnutí s vlastníkmi a podpornými materiálmi nabádame a motivujeme vlastníkov komunikovať online. Pre konzultáciu nás neváhajte kontaktovať na maria.giertl@resitech.sk. Viac o téme vo  webinári resitech (06:00)

Zákonné požiadavky na elektronické hlasovanie.

Elektronické hlasovanie prináša mnoho výhod, no zároveň kladie dôraz na splnenie zákonných podmienok. Týka sa to nielen konkrétnych systémov, ako je resitech, ale aj akéhokoľvek iného systému, ktorý správcovia zvolia. Na čo si teda dať pozor?

3. Trvanie elektronického hlasovania

Elektronicky môže vlastník hlasovať už od okamihu, keď mu je doručené oznámenie o hlasovaní, teda okamihom vyhlásenia elektronického hlasovania. Koniec elektronického hlasovania sa musí zhodovať s koncom písomného hlasovania. Predchádzajúca legislatíva presne nedefinovala, dokedy je možné elektronicky prijímať hlasy, čo spôsobovalo nejasnosti. V elektronickom hlasovaní resitech je táto požiadavka splnená jednoduchým zadaním tvania hlasovania „od-do“. Vlastníci môžu hlasovať len v tomto, vami zadanom, časovom rozmedzí. 

Pripomíname, že oznamovanie elektronickým spôsobom neplatí automaticky – musí byť zakotvené v zmluve o výkone správy.  „Ak to v zmluve nemáte, je to priestor na úpravu, napríklad formou dodatku. Ak plánujete teraz zmluvu meniť alebo hlasovať o nej, rovno si tam túto možnosť zadefinujte. Týmto spôsobom môžete posielať oznámenia elektronicky tým vlastníkom, ktorí majú overené e-mailové adresy.“ JUDr. Marek Valachovič, PhD. Viac o téme vo  webinári resitech  (1:10:00).

5. Ochrana hlasovania a jeho výsledkov pred neoprávneným zásahom.

Zabezpečenie transparentnosti a ochrany pred manipuláciou.

V systéme resitech nie je možné manipulovať s elektronickým hlasovaním po jeho vyhlásení. Akonáhle je hlasovanie uložené a zverejnené, všetky ďalšie zásahy sú zablokované. Tento prístup zaručuje maximálnu transparentnosť a chráni výsledky pred prípadným ovplyvňovaním. Systém tak zabraňuje situáciám, kedy by mohol správca meniť hlasovanie. Správca vidí len priebežné výsledky a má možnosť pridať písomné hlasy. Akékoľvek pridanie hlasu, či zmena sa však v resitechu neudeje bez záznamu o zmene.

Riešenie chýb pri hlasovaní

Zásadné zmeny, ako úprava termínu alebo počtu otázok počas prebiehajúceho hlasovania, nie sú povolené, pretože by predstavovali zásah do procesu, ktorý bol už vlastníkom oznámený. Ak sa však objaví formálna chyba, ktorá nemení význam otázky, oprava môže byť oprava za určitých podmienok prípustná (napr. chýbajúce písmeno). Avšak ak by išlo o väčšiu chybu, ktorá by mohla viesť k nejasnému výkladu otázky, je potrebné postupovať opatrne, pretože právne následky môžu byť zásadné.

Systém resitech je nastavený tak, aby minimalizoval potrebu zásahov počas hlasovania. Ak správca odhalí chybu, odporúčame kontaktovať nášho technika.  Aby sa znížila pravdepodobnosť chýb, systém resitech umožňuje správcom hlasovanie uložiť a niekoľkokrát skontrolovať pred jeho zverejnením. Táto funkcia dáva správcom priestor na dôkladnú prípravu a kontrolu, čím sa predíde nejasnostiam alebo nedostatkom, ktoré by mohli ovplyvniť priebeh hlasovania. V prípade, že nastala gramatická chyba, či vypadlo písmenko, svoj nedostatok môže správca opraviť aj formou komentáru k hlasovaniu.

6. Prejavy vôle vlastníkov – jednoznačné a zrozumiteľné.

Elektronické hlasovanie musí zabezpečiť, že odpoveď vlastníka je jasná a nemenná. Preddefinované možnosti, ako „Áno“ alebo „Nie“, zabraňujú nejasným odpovediam.  

Každý vlastník musí pri hlasovaní poskytnúť jasný a jednoznačný prejav vôle, ktorý je zrozumiteľný pre každú konkrétnu otázku. Systém musí zabrániť nejasným odpovediam, ako napríklad: „Súhlasím, ale len ak…“ alebo „Za určitých podmienok.“ 

Samozrejme, resitech má odpovede preddefinované  „Áno“ a „Nie“ , alebo  „Súhlasím a Nesúhlasím“ a vlastník si nemôže vytvárať ani podmieňovať svoje odpovede. Hlasovanie je také, ako ho vytvoril správca.  

7. Úprava možnosti zmeny hlasu

V návrhu novely zákonodarca uvádza, že „Ak vlastník bytu alebo nebytového priestoru v dome pri písomnom hlasovaní elektronicky hlasuje o jednej veci viackrát, za platný prejav vôle sa považuje elektronické hlasovanie vykonané v rámci písomného hlasovania ako posledné. Ak vlastník bytu alebo nebytového priestoru v dome vykoná svoje hlasovacie právo pri písomnom hlasovaní na hlasovacej listine aj elektronicky, na elektronické hlasovanie sa neprihliada”.

8. Schôdze bez elektronického  hlasovania

Je dôležité zdôrazniť, že ani súčasný zákon, ani novela nepovažujú elektronické hlasovanie za tretiu formu hlasovania. Ide iba o alternatívnu formu hlasovania, teraz platnú pre oba typy hlasovaní – schôdzu aj písomné hlasovanie. Od 1.1.2025 bude elektronické hlasovanie povinnou alternatívou už  len pre písomné hlasovanie.

9. Zabezpečenie riadneho a nerušeného priebehu elektronického hlasovania.

Pri elektronickom hlasovaní spoločenstvo alebo správca musí vykonať všetky opatrenia potrebné na zabezpečenie riadneho a nerušeného priebehu elektronického hlasovania. „ Táto podmienka je uvedená vo všeobecnej rovine, takže je dôležité si predstaviť, čo to znamená v praxi. Napríklad, správca by mal v oznámení o hlasovaní poskytnúť vlastníkom jasné pokyny, ako elektronicky hlasovať, aj keď to nie je presne špecifikované ako náležitosť oznámenia.  To môže byť uvedené ako odkaz na webovú stránku, popísané priamo v texte alebo priložené ako príloha k oznámeniu, kde sú uvedené konkrétne kroky na elektronické hlasovanie.“ JUDr. Marek Valachovič, PhD.

10. Potvrdenie prijatia elektronického hlasu.

Akonáhle vlastník zahlasuje, ďalšou podmienkou je, že organizátor hlasovania musí bez zbytočného odkladu potvrdiť prijatie jeho hlasu.  Potvrdenie o prijatí hlasu sa vykoná rovnakým spôsobom ako elektronické hlasovanie. V systéme resitech sa táto podmienka zabezpečuje tak, že vlastník po zahlasovaní obdrží e-mail s potvrdením a informáciou o tom ako hlasoval. Tento krok poskytuje vlastníkovi dôkaz o jeho účasti na hlasovaní, čím sa zvyšuje transparentnosť procesu.

11. Splnomocnenie pri elektronickom hlasovaní.

Posledná dôležitá zmena je, že doteraz nebolo možné použiť splnomocnenie pri elektronickom hlasovaní. Od 1.1.2025 je aj pri elektronickom hlasovaní je možné splnomocniť v rozhodovaní inú osobu. Zároveň sa ruší príkazné splnomocnenie, a to nielen pri elektronickom, ale aj pri klasickom písomnom hlasovaní. „V dôvodovej správe zákonodarca uvádza, že ide o zjednodušenie – bude teda stačiť klasická plná moc, ktorá pokryje všetky práva a povinnosti vlastníka pri hlasovaní.“ JUDr. Marek Valachovič, PhD.

Automatizované vyhodnocovanie výsledkov v resitechu.

Resitech automaticky vyhodnocuje hlasovanie, čím správca ušetrí čas a minimalizuje riziko chýb. Systém zároveň umožňuje exportovať výsledky a archivovať ich pre prípadnú kontrolu. Vďaka tomu je systém unikátny a pre správcu veľmi časovo efektívny.  Ako teda zabezpečuje resitech správne vyhodnotenie hlasovania? 

1.

Prvým krokom je, že ako firma stiahneme všetky potrebné dáta z listu vlastníctva, respektíve z listov vlastníctva (LV), vrátane informácií o vchodoch, bytoch, nebytových priestoroch a pomeroch všetkých vlastníkov – nielen tých, ktorí hlasujú elektronicky, ale všetkých. Týmto spôsobom zabezpečíme, že máme aktuálnu štruktúru vlastníckych práv pre celý dom. Systém zvládne akýkoľvek typ listu vlastníctva, akékoľvek spoluvlastníctvo, a dokonca aj situácie, keď sú vlastníci firmy či konatelia spoločností. Všetko je zohľadnené tak, aby bolo možné spracovať akýkoľvek typ vlastníctva. Taktiež systém zvláda nuancie, ako napríklad situáciu, keď jeden manžel hlasuje elektronicky a druhý písomne.

2.

Správca nám poskytne e-mailové adresy vlastníkov, ktoré slúžia na ich nezameniteľnú identifikáciu. Tieto e-mailové adresy musia byť potvrdené podpisom vlastníka, že sú určené na elektronickú komunikáciu so správcom. Na základe týchto údajov zabezpečujeme správne priradenie hlasov vlastníkom.

3.

Keď správca vytvorí hlasovaciu otázku, môže si zadefinovať typ vyhodnotenia platnosti hlasu za byt alebo NP (Typ A, B, alebo C). Systém umožňuje nastaviť typ vyhodnotenia pre každú otázku zvlášť, čo je praktické, pretože otázka č. 1 môže byť napríklad o úvere s určitými podmienkami, zatiaľ čo otázka č. 2 môže byť úplne iná a vyžadovať iné pravidlá.

4.

Ďalšou dôležitou funkciou v resitechu je možnosť doplniť elektronické hlasy o hlasy z písomného hlasovania a získať tak kompletné výsledky hlasovania. To je dôvod, prečo vkladáme do resitechu údaje všetkých vlastníkov z listu vlastníctva – aby bolo možné vyhodnotiť hlasovanie ako celok.

5.

Správca si môže tieto údaje exportovať ako PDF, vložiť do zápisnice z hlasovania, archivovať alebo ich odovzdať na úrad. Zároveň si môže stiahnuť elektronické hlasovacie listiny vlastníkov a dokonca aj len samotný zoznam hlasujúcich bez vyjadrenia konkrétnej vôle, ak by to bolo potrebné. Resitech tiež poskytuje časové stopy hlasovania, počet platných hlasov, percentuálne vyjadrenie jednotlivých odpovedí a podrobný výpis podľa priestorov a pod.

Elektronické hlasovanie resitech je viac než len technologická vychytávka – je to spôsob, ako zefektívniť správu domov, zvýšiť účasť vlastníkov a poskytnúť im komfort a flexibilitu, ktorá zodpovedá dnešnej dobe. V Resitechu na tom pracujeme každý deň, aby rozhodovanie v bytových domoch malo budúcnosť.

Resitech sa venuje vývoju elektronického hlasovania od roku 2020. Tvorí ho s poprednými právnymi autoritami v tejto oblasti a správcami na Slovensku. Resitech ako prvý priniesol legislatívne zákonné a automatizované elektronické hlasovanie pre bytové domy a za výpočet výsledkov hlasovania preberá právnu zodpovednosť. Hlasovanie resitech je akceptované