Otázka neznie či digitalizovať, ale ako!

Keďže správcovia a ich kolegovia technici spravujú dom, nie vlastníkov bytového domu, je potrebné tieto dve veci dôrazne oddeliť.  A hoci je komunikácia s vlastníkmi nevyhnutná a rozhodovanie v bytovom dome zásadné, to ešte neznamená, že správca musí fungovať ako „linka dôvery“ či  hasič. 

Takže prečo digitalizovať?

Digitalizácia je považovaná za kľúčovú súčasť modernizácie a pokroku v mnohých aspektoch ľudského života. Mení spôsoby, akými pracujeme, komunikujeme a pristupujeme k informáciám. Prečo ale digitalizovať bytové domy? Dôvody sú takmer identické:

Zvýšite efektivitu a produktivitu, lebo zautomatizujete rutinné úlohy ako porovnávanie dát z listov vlastníctva, vyhodnocovanie hlasovania a zároveň zlepšíte procesy pomocou notifikácií, automatického upozorňovacieho systému, rýchlej dostupnosti informácií a pod.  

Zlepšíte prístup k informáciám, nakoľko digitalizácia vám sprehľadní dokumentáciu a uľahčí ukladanie, vyhľadávanie a zdieľanie informácií.

Zlepšíte rozhodovanie. S digitalizáciou prichádza možnosť zapojenia sa do života bytového domu pre každého, bez ohľadu  na jeho geografickú polohu. 

Zlepšíte komunikáciu a spoluprácu, lebo sa do komunikácie  „zrazu“ zapája 3. osoba – nástroj, cez ktorý sa komunikuje, ktorý notifikuje, upozorňuje na povinnosti a má svoj etický kódex. Správcovi stačí oznam povedať raz – o distribúciu informácií sa už stará systém.

Zvýšite dostupnosť a pohodlie. Online služby a digitálne platformy umožňujú vlastníkom i správcom pristupovať k informáciám kedykoľvek a kdekoľvek, čo zvyšuje ich pohodlie, uspokojuje potreby a zároveň pomáha v plnení ich povinností. 

Znížite náklady, lebo automaticky príde k výraznej časovej úspore a vďaka úspešnému hlasovaniu,  úspore papiera či úspore ľudských zdrojov. Digitalizácia sa tak podpíše aj pod výraznú finančnú úsporu.

Oplatí sa digitalizácia vo vašom bytovom dome? 

Ok, už vieme, že digitalizácia má svoje opodstatnenie aj v bytových domoch. Otázka teraz znie: „Oplatí sa digitalizovať aj mne?“ Áno AK: 

• Ak nedosahujete potrebné hlasovacie kvórum a je potrebné hlasovania opakovať.
• Ak dosahujete kvórum, ale za cenu osobných návštev vlastníkov bytov.
• Ak evidujete nízku informovanosť a angažovanosť vlastníkov. 
• Ak robíte veci duplovane a opakovane odpovedáte na tie isté dotazy. 
• Ak vám čas žerú zdĺhavé činnosti (vyhodnocovanie hlasovania, porovnávanie vlastníckych práv, a pod.).
• Ak ste len sprostredkovateľ činností či informácií.
• Ak potrebujete lepší prehľad v bytovom dome i v dokumentácií a jej rýchlu vyhľadateľnosť.
• Ak nestíhate sledovať podmienky v správe bytových domov (legislatíva, vlastnícke pomery).

Ak ste si na väčšinu otázok odpovedali nie, gratulujem, máte pohodovú správu a dostatok času na jej i svoj rozvoj. Ak však digitalizáciu potrebujete, určite to cítite nielen na základe otázok, ale dennodenne, keď prichádzate do situácií, kedy cítite, že nevyužívate dostatočne váš osobnostný potenciál a vaša energia sa stráca v rutinnej či opakujúcej sa činnosti.  

Ako teda efektívne zdigitalizovať bytové domy? 

Previesť bytový dom do online sveta a digitalizovať ho môže byť pre nejedého správcu poriadna výzva. A niekedy aj „pandorina skrinka“, ktorú radšej neotvára, lebo sa bojí toho, čo v nej nájde. Nie je sa však skutočne čoho obávať. Najmä, keď na digitalizovanie nie ste sami. Poďme sa však pozrieť na jednotlivé kroky, ktoré by ste mali urobiť ešte pred samotnou digitalizáciou vášho bytového domu. 

Pozrite sa na súčasný stav a „urobte poriadok“. 

Posúďte v akej úrovni digitalizácie ste. Čo potrebujete dosiahnuť, aké systémy používate, či odpovedajú tomu, čo potrebujete. Identifikujte oblasti, kde by digitalizácia mohla priniesť zlepšenie, ako je hlasovanie v bytovom dome, prehľad v dokumentácií, zdieľanie informácií, správa majetku alebo komunikácia medzi obyvateľmi.

Jasne si stanovte svoje ciele a neobíďte ani rozpočet.

Zefektívnenie procesov predsa nemá priniesť finančnú záťaž, ale práve naopak. Jasne si definujte, čo chcete digitalizáciou dosiahnuť. Kde strácate najviac času a energie? Čo nefunguje a malo fungovať? Kde strácam financie? Pozrime sa dôkladne na to, čo nefunguje a prečo. Následne hľadajte technológie, ktoré prinášajú výsledky, a ktoré najlepšie vyhovujú vašim potrebám.

Nedigitalizujte sami, najmä ak na to nemáte čas.  

Pokiaľ nemáte na digitalizovanie segmentu vyhradený voľný čas, odporúčame digitalizovať s niekým, kto vám s tým pomôže. Hovoríme totiž o informačnej kampani smerom k vlastníkom, o ich zapojení, aby obyvatelia rozumeli prínosom digitalizácie a boli súčasťou procesu.

V resitechu už máme po niekoľkých rokoch skúseností s digitalizáciou bytových domov o tieto starosti „vystaráno“. Či už ide o starý bytový dom, investičnú novostavbu so zahraničnými vlastníkmi, alebo o vyslovene starších obyvateľov, dnes už nič z toho nieje problém. Dokážeme zabezpečiť 100% doručiteľnosť informácií aj pre tých vlastníkov, ktorí sa vyslovene rozhodli nedigitalizovať. Bytový dom, vlastníkov i správcu hladko prevedieme fázami, ktoré sú pre plnohodnotnú digitalizáciu nevyhnutné. Radi vám i vlastníkom vysvetlíme jednoduchý postup, dodáme potrebné materiály aj upozorníme na povinnosti.

Vyskúšajte si resitech a nájdite odvahu urobiť ďalší z krokov k digitalizácií. Stačí zavolať: 0907 120 539 alebo napísať na info@resitech.sk 

V resitechu digitalizujeme a riešime podstatu problémov  

A to komunikáciu a rozhodovanie, plnenie si vlastníckych povinností, prehľad v bytovom dome a v správe, efektívnosť práce správcu i spokojnosť vlastníka. 

Rozhodovací proces – elektronické hlasovanie resitech:

• umožňuje hlasovať viacerým vlastníkom jednej nehnuteľnosti odkiaľkoľvek,
• pracuje s akýmikoľvek spoluvlastníckymi pomermi,
• pracuje s aktuálnymi katastrálnymi dátami, 
• počíta so závažnosťou predmetu hlasovania, 
• pripomína možnosť hlasovať tým, ktorí ešte nehlasovali, 
• automaticky vyhodnocuje hlasovanie,
• možnosť pripojenia a prepočítania písomných hlasov, 
• automatická tvorba výsledkov hlasovania a hlasovacích lístkov. 

Prehľad a dostupnosť 

• prehľadná správa aj desiatok bytových domov,
• databáza dokumentov a komunikácií všetkých domov na jednom mieste, 
• manažment porúch s označením stavu riešenia,
• automatická záloha všetkých dokumentov a komunikácií,
• resitech ako portfolio činnosti správcu.

.

Efektívnosť práce

• prístup pre viacerých zamestnancov s individuálnymi právami,
• práca odkiaľkoľvek – celá dokumentácia dostupná odkiaľkoľvek,
• úspora času profesionálnou automatizáciou rutinných činností, 
• plná technická podpora 24/7,
• možnosť prepojenia dát s tretími stranami (Domus),
• viac času pre skvalitnenie vašich služieb, rozvoj a rast. 

Spokojnosť vlastníka

• jeden nástroj pre konštruktívne riešenie problémov a komunikáciu so správcom,
• transparentná správa bytového domu, 
• majú na dosah ruky vyúčtovania, zmluvy, faktúry, dokumentáciu,
• majú svoj bytový dom online, kde sa môžu kontaktovať či zdieľať oznamy.

S nástupom digitálnych nástrojov, ako je resitech, sa procesy v bytových domoch stávajú transparentnejšími a efektívnejšími. Výhodou resitechu je, že načúvame správcom a ich potrebám, ktoré sú vysoko individuálne aj vzhľadom na povahu jednotlivých bytových domov. Digitalizácia bytových domov teda nie je len trendom, či nevyhnutnosťou, ale aj výsledkom našej každodennej práce, na ktorú sme pyšní a za ktorou si stojíme. Veď za výsledky elektronického hlasovania prebráme plnú právnu zodpovednosť. Budeme preto radi, ak budeme pri digitalizácii správy vašou voľbou č.1. 

Našli ste v článku chybu? Dajte mi, prosím, vedieť maria.giertl@resitech.sk